Exporter les données de vos commandes
Exporter les données de vos commandes
Vous pouvez demander à recevoir certaines données personnelles associées à vos commandes et à votre utilisation du présent site. Cette possibilité s’inscrit notamment dans le cadre du droit d’accès et, lorsque les conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données sont réunies, du droit à la portabilité.
Le droit à la portabilité permet de recevoir certaines données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de pouvoir les conserver ou les réutiliser.
1. Quelles données pouvez-vous demander ?
Selon votre relation avec dampanddanish et les données effectivement disponibles, votre demande peut notamment concerner :
- vos coordonnées communiquées lors d’une commande ;
- votre adresse de facturation ;
- votre adresse de livraison ;
- votre adresse électronique ;
- votre numéro de téléphone ;
- les références de vos commandes ;
- les produits commandés ;
- les quantités ;
- les montants associés aux commandes ;
- les dates de commande ;
- certaines informations relatives au paiement, à l’exclusion des données bancaires complètes qui ne sont pas directement conservées par le vendeur ;
- les informations relatives à la livraison ;
- certaines données relatives aux retours ou remboursements ;
- certaines informations que vous avez volontairement communiquées au service client.
Les données effectivement communiquées dépendent du droit exercé et des informations que le responsable du traitement détient encore au moment de la demande.
2. Différence entre droit d’accès et droit à la portabilité
Le droit d’accès permet de savoir quelles données personnelles sont détenues à votre sujet et d’en obtenir une copie dans les conditions prévues par le RGPD.
Le droit à la portabilité est plus spécifique. Il permet de récupérer certaines données :
- que vous avez fournies ;
- qui sont traitées de manière automatisée ;
- lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat.
Le droit à la portabilité ne couvre donc pas nécessairement toutes les données accessibles au titre du droit d’accès.
3. Données relatives à votre historique de commandes
Les données issues de votre activité d’achat peuvent, lorsque les conditions légales sont réunies, relever du droit à la portabilité.
Cela peut notamment comprendre :
- votre historique d’achats ;
- les références de commande ;
- les produits commandés ;
- les informations de livraison que vous avez communiquées ;
- certaines données résultant directement de vos actions sur le service.
La CNIL cite notamment les historiques d’achat comme exemple de données pouvant être concernées par la portabilité.
4. Données qui ne relèvent pas nécessairement de la portabilité
Certaines données ne sont pas automatiquement comprises dans un export au titre du droit à la portabilité.
Cela peut notamment concerner :
- les données dérivées ou calculées à partir d’autres informations ;
- certaines analyses internes ;
- certaines données relatives à la prévention de la fraude ;
- les informations couvertes par les droits ou libertés de tiers ;
- les informations protégées par le secret des affaires ou d’autres droits légalement protégés.
Certaines de ces données peuvent toutefois être accessibles dans le cadre d’un droit d’accès lorsqu’aucune exception légale ne s’y oppose.
5. Comment demander l’export de vos données ?
Toutes les demandes d’accès ou de portabilité relatives aux données de commande doivent être transmises au moyen du formulaire de contact du présent site.
Dans votre demande, indiquez clairement que vous souhaitez :
- obtenir une copie de vos données personnelles ;
- obtenir les données relatives à vos commandes ;
- exercer votre droit à la portabilité ;
- ou exercer simultanément votre droit d’accès et votre droit à la portabilité lorsque cela est pertinent.
Il est recommandé d’indiquer suffisamment d’informations pour permettre d’identifier les commandes concernées.
6. Informations utiles à communiquer
Afin de faciliter le traitement de votre demande, vous pouvez notamment indiquer :
- votre nom ;
- l’adresse électronique utilisée lors des commandes ;
- les références de commande concernées ;
- la période concernée ;
- la nature des données que vous souhaitez recevoir.
Il n’est pas nécessaire de transmettre vos données bancaires complètes ou d’autres informations sensibles qui ne sont pas utiles à l’identification de la demande.
7. Vérification de votre identité
Avant de communiquer des données personnelles, il peut être nécessaire de vérifier que la demande émane bien de la personne concernée.
Cette vérification vise à empêcher la transmission de données de commande à une personne non autorisée.
Lorsque votre identité peut être suffisamment établie au moyen des informations déjà disponibles, aucune copie systématique d’une pièce d’identité n’est exigée.
Une information supplémentaire relative à l’identité ne peut être demandée qu’en cas de doute raisonnable et doit rester proportionnée à la situation. La CNIL rappelle qu’une pièce d’identité ne doit pas être demandée automatiquement pour chaque exercice de droit.
8. Sécurité de la transmission
Les données issues d’un export peuvent contenir des informations personnelles concernant notamment vos coordonnées, vos achats et vos adresses.
Des mesures raisonnables sont donc mises en œuvre afin d’éviter qu’un export ne soit transmis à une personne non autorisée.
Selon la nature et le volume des données, une vérification complémentaire ou une méthode de transmission adaptée peut être utilisée.
9. Format de l’export
Lorsqu’une demande relève du droit à la portabilité, les données doivent être fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Selon la nature des informations et les possibilités techniques disponibles, des formats tels que CSV, JSON ou tout autre format approprié peuvent être utilisés.
La CNIL cite notamment les formats CSV, XML et JSON comme exemples de formats pouvant répondre à cet objectif.
10. Lisibilité des données
L’objectif d’un export n’est pas seulement de fournir un fichier, mais également de permettre une réutilisation raisonnable des informations concernées.
Le format choisi doit donc être adapté à la nature des données et à l’objet de la demande.
Lorsqu’un droit d’accès est exercé sans demande de portabilité, la copie peut être fournie sous une forme différente lorsque cela permet de répondre correctement à la demande.
11. Délai de traitement
Une demande relative au droit d’accès ou au droit à la portabilité est traitée dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal de 1 mois à compter de la réception d’une demande permettant son traitement.
Lorsque la demande est particulièrement complexe ou que plusieurs demandes doivent être traitées simultanément, ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires, soit jusqu’à 3 mois au total.
Dans ce cas, la personne concernée doit être informée de la prolongation et de ses motifs dans le délai initial de 1 mois.
12. Demande incomplète
Lorsqu’une demande ne permet pas d’identifier suffisamment la personne ou les données concernées, des informations complémentaires peuvent être demandées.
Le traitement peut nécessiter ces éléments avant qu’une copie puisse être communiquée en toute sécurité.
Toute information supplémentaire demandée doit rester strictement proportionnée à ce qui est nécessaire.
13. Gratuité de la demande
L’exercice des droits prévus par le RGPD est en principe gratuit.
Aucun frais standard n’est facturé pour une demande normale d’accès ou de portabilité.
Lorsque des demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, les règles spécifiques prévues par le RGPD peuvent s’appliquer.
14. Protection des données de tiers
Un export de données ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d’autres personnes.
Lorsque des données concernant un tiers apparaissent dans un dossier, elles peuvent être masquées, exclues ou traitées de manière appropriée avant la transmission.
Le droit à la portabilité ne donne pas un droit général d’obtenir librement les données personnelles d’autres personnes.
15. Transmission à un autre responsable du traitement
Lorsque les conditions du droit à la portabilité sont réunies, vous pouvez également demander que les données concernées soient transmises directement à un autre responsable du traitement.
Cette transmission directe est réalisée lorsqu’elle est techniquement possible.
Lorsqu’une transmission directe n’est pas techniquement réalisable, les données peuvent vous être fournies afin que vous puissiez les transmettre vous-même.
16. L’export ne supprime pas vos données
Une demande d’export ou de portabilité n’entraîne pas automatiquement l’effacement des informations conservées.
Vous pouvez continuer à utiliser le service après avoir exercé votre droit à la portabilité.
Si vous souhaitez également obtenir l’effacement de certaines données, vous devez exercer séparément votre droit à l’effacement, sous réserve des obligations légales permettant ou imposant la conservation de certaines informations.
17. Données devant rester conservées
Certaines informations relatives aux commandes peuvent devoir être conservées même après une demande d’effacement ou après la transmission d’un export.
Cela peut notamment être nécessaire pour :
- respecter des obligations comptables ou fiscales ;
- conserver une preuve contractuelle ;
- traiter une garantie ;
- gérer un remboursement ;
- prévenir ou traiter un litige ;
- respecter toute autre obligation légale applicable.
Une demande d’export ne modifie pas ces obligations de conservation.
18. Export et données de paiement
Les données complètes relatives aux cartes bancaires ne sont pas destinées à être incluses dans l’export lorsqu’elles sont traitées directement par un prestataire de paiement et ne sont pas détenues par dampanddanish.
L’export peut néanmoins comprendre certaines informations de transaction disponibles, telles que :
- le statut d’un paiement ;
- le montant de la transaction ;
- la date ;
- une référence de transaction ;
- le moyen de paiement sous une forme limitée lorsqu’il est enregistré.
Aucune donnée bancaire sensible inutile ne doit être communiquée.
19. Export et données de livraison
Les données relatives à la livraison peuvent notamment comprendre :
- l’adresse communiquée ;
- le nom du destinataire ;
- certaines références de suivi disponibles ;
- le statut de livraison ;
- les événements directement liés à la commande lorsqu’ils font partie des données personnelles concernées.
Les informations provenant exclusivement des systèmes internes d’un transporteur et qui ne sont pas détenues par le vendeur ne peuvent pas nécessairement être incluses dans l’export.
20. Export et échanges avec le service client
Lorsque vos échanges avec le service client contiennent des données personnelles vous concernant, ils peuvent relever du droit d’accès selon les circonstances.
Toutefois, des informations concernant des tiers, des éléments protégés ou certaines informations internes peuvent être exclues ou masquées lorsque la réglementation l’exige ou l’autorise.
21. Demande portant sur plusieurs commandes
Vous pouvez demander un export portant sur plusieurs commandes.
Il est recommandé d’indiquer :
- la période concernée ;
- les références connues ;
- ou que votre demande porte sur l’ensemble de vos commandes disponibles.
Une demande portant sur un volume important de données peut nécessiter davantage de vérifications et, lorsqu’elle est objectivement complexe, relever du mécanisme légal de prolongation du délai.
22. Si certaines données ne sont plus disponibles
Les données personnelles sont conservées pendant des durées correspondant à leur finalité et aux obligations légales applicables.
Certaines données anciennes peuvent donc ne plus être disponibles lorsqu’elles ont été légalement supprimées ou anonymisées avant votre demande.
L’exercice du droit d’accès ou de portabilité n’impose pas de recréer des données qui ne sont plus détenues.
23. Refus ou limitation d’une demande
Une demande ne peut être refusée ou limitée que lorsqu’un motif légal le permet.
Cela peut notamment concerner :
- une demande manifestement infondée ou excessive ;
- une impossibilité d’identifier suffisamment le demandeur malgré une demande proportionnée de vérification ;
- la protection des droits et libertés d’autres personnes ;
- certaines restrictions prévues par la réglementation.
Lorsqu’une demande ne peut pas être satisfaite, la personne concernée est informée du motif applicable et des voies de recours disponibles.
24. Réponse incomplète
Si vous estimez qu’un export ou une réponse à votre demande est incomplet, vous pouvez demander un nouvel examen du dossier au moyen du formulaire de contact.
Il est recommandé de préciser les catégories de données que vous estimez manquantes.
En cas de réponse insuffisante ou d’absence de réponse dans les délais prévus, vous pouvez exercer les recours reconnus par la réglementation, notamment auprès de la CNIL.
25. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que vos droits relatifs aux données personnelles n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Il est recommandé de conserver les éléments permettant d’établir votre demande préalable et les éventuelles réponses reçues.
La CNIL rappelle qu’une réclamation peut notamment être envisagée lorsqu’une demande d’accès ou de portabilité reste sans réponse dans les délais applicables.